TTE52

PROYECTO DE TÍTULO

PRÁCTICA TUTORIZADA

ESTRATEGIA EMPRESARIAL EN EL AREA ADMINISTRATIVA,

APLICADA A NOTARIA, CONSERVADOR Y ARCHIVERO JUDICIAL DE NUEVA

IMPERIAL

Alumno: Narlette King Burgos Profesor Guía: Mg. Ing. José Contreras

TEMUCO – CHILE 2022

UNIVERSIDAD CATOLICA DE TEMUCO FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS, ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS Departamento de Ciencias Económicas y Administrativas

COMISION EXAMEN DE TITULO

Este Examen de Título ha sido realizado en el Departamento de Ciencias Económicas y Administrativas:

Profesor Guía:

................................................................................... Jos é Contreras Miguel Contreras Ingeniero Comercial Docente Departamento de Ciencias Econ ó micas y Administrativas Magister en Gesti ó n de Negocios

Profesor Informante:

.................................................................................. Alejandro del Transito Gómez Aguilar Ingeniero Comercial Académico Departamento de Ciencias Económicas y Administrativas Dc. En Financiación e Investigación Comercial

Profesor Informante:

.................................................................................. Cristian Alejandro Rojas Ulloa Docente Departamento de Ciencias Econ ó micas y Administrativas PhD. En Econom í a

Jefe(a) de Carrera Ingeniería Comercial

.................................................................................

Rodrigo, Tranamil

Departamento de Ciencias Económicas y Administrativas

Ingeniero Civil Industrial

Magíster en Economía Magíster en Ingeniería Industrial

Temuco,...................................................................

DEDICATORIA

A Dios por haber

Bendecido mi vida y guiado

cada uno de mis pasos.

A mi amada madre que desde que tengo uso de

razón ha velado por mí y mis hermanos. Este trabajo te lo dedico, que Dios y la vida te

retribuya todo lo que has hecho por nosotros

AGRADECIMIENTOS

En este trabajo de título realizado en la universidad católica de Temuco,

se deja en evidencia el fin de una etapa importantísima en mi carrera

universitaria, donde sin duda muchas personas fueron partícipes de este largo

y arduo camino.

Como primer lugar quiero agradecer a Dios por haberme dado la fortaleza,

la sabiduría y entendimiento para lograr un paso más en mi vida, gracias por

tu gran bendición.

A mi familia, principalmente a mi amada madre Iria quien me ha dado todo,

has sido fundamental en esta etapa de mi vida, brindándome siempre el apoyo,

contención y cariño. Gracias por todo el sacrificio y dedicación que has tenido

para mí.

A mi novio Felipe quien ha sido fundamental en esos largos años juntos,

entregándome siempre su apoyo y entereza en este y otros procesos de la

vida.

A José Padilla Notario Interino de la Notaria, Conservador y Archivero

Judicial de Nueva Imperial por concederme la oportunidad de realizar mi

práctica profesional para desarrollar mis capacidades y habilidades.

A mi familia y amigos en general que siempre han confiado en mí y han

valorado mi esfuerzo y dedicación con el que estoy finalizando dicha etapa.

RESUMEN

La actividad final para optar al grado de Ingeniera Comercial de la

Universidad Católica de Temuco se caracteriza por brindar a los alumnos la

posibilidad de efectuar una práctica tutorizada, en este contexto, la elaboración

del presente informe relata la experiencia y proporciona información detallada

de las funciones realizadas en la Notaria, Conservador y Archivero Judicial de

Nueva Imperial, las cuales se llevó a cabo en un periodo de 540 horas

cronológicas, distribuidas a lo largo de tres meses.

En el ejercicio de esta práctica tutorizada se realizó un estudio previo y

diagnóstico de la organización en diversos aspectos de interés, el que permitió

diseñar estrategias, definir y crear herramientas de gestión de acuerdo a las

metas previstas, atendiendo a las diversas circunstancias y variables que

tienen lugar en la empresa tanto en su dimensión interna como externa.

Finalmente, con el propósito de darle una utilidad al trabajo realizado y

contribuir a un mejor desempeño organizacional, administrativo, y porque no

financiero, se da a conocer información relevante expresada en propuestas,

tanto a la gerencia como a los colaboradores internos, explicando los alcances

de cada una de éstas y las medidas para su permanencia en el tiempo con el

objetivo final de permitir una mejor toma de decisiones.

INDICE

CAPITULO 1:............................................................................................................................ 10

1.1 Introducción ........................................................................................................................ 10 1.2Descripción del problema..................................................................................................... 12

1.3 Metodologías aplicadas ...................................................................................................... 13

CAPÍTULO 2............................................................................................................................. 15

2.1 Antecedentes de la empresa............................................................................................... 15

2.2 Principales productos ...................................................................................................... 18

2.3 Algunos clientes importantes........................................................................................... 20 CAPITULO 3............................................................................................................................. 21

Fundamentos teóricos .............................................................................................................. 21

CAPITULO 4............................................................................................................................. 23

Descripción de actividades realizadas ...................................................................................... 23

Ilustración 2: registro de salida y entrada de dinero inscripción de vehículos. ....................... 25

Ilustración 3: recepción diaria de caja ................................................................................... 26 Ilustración 4: resumen mensual caja ..................................................................................... 27

Ilustración 5: planilla de cuentas por cobrar .......................................................................... 28

Ilustración 6: registro detallado de vehículos ......................................................................... 29

lustración 7: registro mensual de transbank .......................................................................... 30

CAPITULO 5............................................................................................................................. 31 5.1 Planteamiento de la estrategia............................................................................................ 31

5.1.1 Área estratégica ........................................................................................................... 31

5.1.1.1 Misión........................................................................................................................ 32

5.1.1.2 Visión ........................................................................................................................ 32

5.1.1.3 Valores ...................................................................................................................... 33

5.1.2 Área de recursos humanos........................................................................................... 33 “IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN” ...................................................... 36

Introduccion .......................................................................................................................... 36

Objetivo del manual de organización..................................................................................... 36

Uso del manual de organización ........................................................................................... 36

Misión ................................................................................................................................... 37

Visión .................................................................................................................................... 37 Valores.................................................................................................................................. 37

Organigrama............................................................................................................................. 38

Descripción cargo de Notario y Conservador ........................................................................ 39

Perfil del cargo de Notario y Conservador ............................................................................. 40

Descripción de cargo............................................................................................................. 41

Administradora ...................................................................................................................... 41

Perfil del cargo de ................................................................................................................. 42

Administradora ...................................................................................................................... 42

Descripción del cargo............................................................................................................ 43

Oficial Primero....................................................................................................................... 43 Descripción del cargo............................................................................................................ 44

Oficial Primero....................................................................................................................... 44

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 46

Matricera ............................................................................................................................... 46

Descripción del cargo Atención de Público............................................................................ 49 Perfil del cargo Atención de................................................................................................... 50

Público .................................................................................................................................. 50

Descripción del cargo Atención a Público.............................................................................. 51

Perfil del cargo Atención a..................................................................................................... 52

Público .................................................................................................................................. 52

Descripción del cargo Atención al Público y Estafeta ............................................................ 53 Perfil del cargo Atención a Público y Estafeta ....................................................................... 54

Descripción del cargo Atención a Público.............................................................................. 55

Perfil del cargo Atención a..................................................................................................... 56

Público .................................................................................................................................. 56

Descripción del cargo Atención a Público.............................................................................. 57

Perfil del cargo Atención de................................................................................................... 58 Público .................................................................................................................................. 58

Descripción del cargo Atención de Público............................................................................ 59

Perfil del cargo Atención a..................................................................................................... 60

Público .................................................................................................................................. 60

Descripción del cargo Atención de Público............................................................................ 61

Perfil del cargo Atención de................................................................................................... 62 Público .................................................................................................................................. 62

Descripción del cargo Atención de correos ........................................................................... 63

Perfil del cargo Atención de................................................................................................... 64

correos .................................................................................................................................. 64

Descripción del cargo............................................................................................................ 65 Conservador ......................................................................................................................... 65

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 66

Conservador ......................................................................................................................... 66

Descripción del cargo............................................................................................................ 67

Conservador ......................................................................................................................... 67

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 68

Conservador ......................................................................................................................... 68

Descripción del cargo............................................................................................................ 69

Conservador ......................................................................................................................... 69

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 70 Conservador ......................................................................................................................... 70

Descripción del cargo} Conservador ..................................................................................... 71

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 72

Conservador ......................................................................................................................... 72

Descripción del cargo............................................................................................................ 73 Conservador ......................................................................................................................... 73

Perfil del cargo ...................................................................................................................... 74

Conservador ......................................................................................................................... 74

Descripción del cargo............................................................................................................ 75

Perfil del cargo de ................................................................................................................. 76

Caja ...................................................................................................................................... 76 Perfil del puesto de ............................................................................................................... 77

Portero .................................................................................................................................. 77

Perfil del puesto de ............................................................................................................... 78

Portero .................................................................................................................................. 78

Descripcióndel puesto de funcionaria de Aseo ...................................................................... 79

Perfil del puesto de funcionaria de Aseo ............................................................................... 80 Perfil del puesto de ............................................................................................................... 81

Informático ............................................................................................................................ 81

Perfil del puesto de ............................................................................................................... 82

Informático ............................................................................................................................ 82

Perfil del puesto de Contador ................................................................................................ 83

Perfil del puesto de Contador. ............................................................................................... 84 Recomendaciones: ................................................................................................................ 85

5.1.3 Área de control ................................................................................................................ 86

CAPITULO 6............................................................................................................................. 89

Experiencia en la práctica ......................................................................................................... 89

CAPITULO 7............................................................................................................................. 90 Conclusión............................................................................................................................... 90

Bibliogra fia………………………………………………………………………………………………..93

Anexos……………………………………………………………………………………………………95

CAPITULO 1:

1.1 Introducción

En la actualidad, a casi tres años desde el inicio de la pandemia, prácticamente

todas las empresas, sean éstas privadas o públicas, se han enfrentado a un cambio

de paradigma sin precedentes, muchas reaccionando y evolucionando para

adaptarse a los nuevos desafíos, y otras, por el contrario, se han visto afectadas,

pero el desempeño ha sido muy variable. Sin embargo, todos hemos escuchado

alguna vez que las crisis son oportunidades, esto se da ciertamente en los negocios

siempre y cuando tengamos una rápida adaptación.

Las Notarías y Conservadores son organismos auxiliares de la administración de

justicia cuya función es llevar los registros y actuar como ministros de fe ante

diversos trámites y diligencias que debemos realizar todas las personas al menos

un par de veces en nuestra vida, sin embargo el aumento de la población y la

modernización ha ido creando un pequeño mercado, en el cual profesionales de la

economía no tienen una intervención profunda y que muchas veces se traduce en

rentabilidades con números negativos y servicios ineficientes que tienen como

consecuencia final una percepción desfavorable por parte de los usuarios de estos

servicios.

Por lo anterior, en el desarrollo del presente proyecto de título se propone la

elaboración de estrategias empresariales, dándole un enfoque a la manera en que

la organización pueda trabajar de una forma más eficiente y eficaz para así puedan

alcanzar sus metas coordinando correctamente las acciones, políticas y recursos

que estén a disposición.

Para la práctica tutorizada en Notaria, Conservador y Archivero Judicial de

Nueva Imperial se definieron objetivos claros de trabajo para poder desarrollar

durante el periodo de práctica, los que se describen a continuación:

Objetivo general:

✓ Elaborar un plan de mejora empresarial, que aborde aquellos aspectos que

pudieran constituir debilidades o amenazas tanto en lo organizacional como

en lo comercial, otorgando en su conclusión herramientas para la toma de

10

decisiones.

Objetivos específicos:

✓ Identificar la naturaleza de la empresa, dándole una mirada empresarial a

través de misión, visión y valores.

✓ Priorizar las disconformidades encontradas por colaboradores en el

proceso de distribución de labores, secciones y cargos.

✓ Proponer estrategias de control para la administración.

11

1.2 Descripción del problema

¿Es una Notaria una empresa? ¿Es posible encontrar un Ingeniero Comercial

ejerciendo su profesión en una Notaría? ¿Qué implicaría esto? ¿Es posible, a través

de nuestra intervención profesional mejorar un servicio “centenario y socialmente

criticado” pero altamente necesario?

Las interrogantes que se plantean, constituyen por si solas el problema que se

aborda en el presente informe. En tal sentido, muchos podrían imaginar y afirmar

que una Notaría es un servicio público, pues no, no es un servicio público, según se

evidenciará en las páginas siguientes. Esto, ¿deja abierta la puerta para encasillarla

en el concepto de empresa? conoceremos en base a la experiencia de la autora, que

es altamente posible. Por otro lado, es unánime la respuesta a la segunda

interrogante, al menos en el mundo jurídico, esto derivaría en una contra pregunta:

¿Que podría hacer un Ingeniero Comercial en una Notaría? La respuesta es, mucho

más de lo que se cree, ¿Qué implicaría? ¿Podría aumentar la rentabilidad a un

negocio que por su génesis y naturaleza ya es rentable? A priori, no es posible

determinarlo, sin embargo, el análisis previo es que se trata de un servicio lento,

costoso y obligatorio. ¿Mejorando el funcionamiento, las condiciones, invirtiendo en

tecnología podría entregarse un mejor servicio y a raíz de esto mejorar la

rentabilidad? También lo veremos.

Como se ha podido apreciar, existen más dudas que certezas, dudas a las que

se intentará dar respuestas concretas en base al trabajo interno, conocimiento del

rubro, conocimiento técnico e investigación pragmática.

12

1.3 Metodologías aplicadas

Inicialmente se creó una herramienta grafica “carta Gantt” para definir un plan de

trabajo que se planteó inicialmente con la finalidad de exponer y definir el tiempo de

dedicación de las acciones y actividades necesarias, siendo fundamental para

plantear los objetivos y tener una mayor claridad de su cumplimiento.

La metodología utilizada y aplicada se basa en gran parte en la experiencia

realizando la práctica profesional, lógicamente de manera previa existió una

investigación acerca del rubro, el cual consistió principalmente en la revisión de

textos jurídicos, el Código Orgánico de Tribunales, el Código de Procedimiento Civil,

el Reglamento del Conservador de Bienes Raíces, entre otros y con el objeto de

aplicar mis conocimientos técnicos específicos a este desconocido negocio comencé

con la revisión y selección de diversas fuentes bibliográficas, literatura del ámbito

comercial y otras, las cuales me permitieron una mejor comprensión del entorno y

una mejor transmisión de información e interlocución con mis receptores, Notario,

funcionarios, clientes.

Uno de los aspectos que resultó adecuado y útil para llevar a cabo esta práctica

fue la realización de reuniones dentro de la empresa, estas se efectuaron por una

parte con el notario, quien traducido al lenguaje comercial ocupa la figura de gerente

general y por la otra, con sus colaboradores.

En tal sentido se efectuó un análisis de ciertas cualidades respecto al entorno en

el que opera esta organización y sus principales características, utilizando como

herramienta una breve entrevista destinada a identificar las principales funciones y

percepciones que tienes los funcionarios respecto a esta organización. La

implementación de esta encuesta, permite realizar un diagnóstico de los problemas

y cuestiones que afectan la productividad de los funcionarios, permitiendo la

generación de nuevas ideas que contribuyan al crecimiento de la empresa y a un

mejor clima laboral.

Por otro lado, en el ámbito práctico se agilizaron las operaciones asociadas a las

actividades financieras, organizando y elaborando recursos a través del software

Excel reportando una serie de ventajas tanto para el funcionario como para la entidad

13

misma, facilitando el sistema de control de caja y proporcionando información

organizada. Con ello se hace posible analizar volúmenes de datos, automatizando

operaciones financieras y de gestión administrativa notarial, permitiendo en definitiva

un trabajo más eficiente en cuanto al uso del tiempo y procesamiento de datos.

Finalmente, se impartieron charlas destinadas a retroalimentar y comunicar las

distintas estrategias elaboradas a partir del trabajo en conjunto con el propósito de

lograr la eficiencia y mejorar la manera de relacionarse dentro de la organización.

14

CAPÍTULO 2 2.1 Antecedentes de la empresa

✓ Nombre de la institución: Notaria, Conservador y Archivero Judicial de Nueva

Imperial.

✓ Razón social: José Andrés Padilla Flores.

✓ Rut: 14.440.348-7

✓ Dirección: Calle Ernesto Riquelme N°349, Nueva Imperial.

✓ Jurisdicción: La Notaria y Conservador de Bienes Raíces de Nueva Imperial

tiene competencia territorial en la comuna de Nueva Imperial, Chol chol y

Teodoro Schmidt.

Este tipo de empresa está asociada a un cargo cuya designación se realiza

previo concurso público, para el cual se exigen ciertos requisitos como contar con

el título de abogado y con un mínimo de cinco años de experiencia ejerciendo la

profesión, se señalan inhabilidades e incompatibilidades, destaca igualmente la

rendición de ciertas pruebas de conocimiento, habilidades y entrevista personal, de

todo ello se forma una terna con los postulantes con mayor puntaje y es la Corte de

Apelaciones del territorio en el cual dicha empresa ejercerá sus funciones, quien

elige a la persona que asumirá dicho cargo, concentrando este, la jefatura o en jerga

comercial, la Gerencia General.

Es importante señalar también respecto a los aranceles de los notarios son

fijados por el Presidente de la República previo informe de la Corte Suprema. Así,

sus utilidades se generan a raíz del pago que los usuarios realizan por cada uno de

los documentos autorizados por este.

La Notaria y Conservador de Bienes Raíces de Nueva Imperial está presidida

por un Notario Público quien ejerce indistintamente la función de Conservador de

Bienes Raíces y de Archivero Judicial, sin embargo, esto ocurre únicamente por la

disposición territorial de la comuna. Sin perjuicio de lo anterior, el notario, como

concepto no está definido en la Ley, y si bien encuentra su conceptualización en la

jurisprudencia y doctrina jurídica, para efectos del presente informe se atenderá a

lo señalado por la Real Academia de la Lengua, a saber: “funcionario público

15

facultado para dar fe de los contratos, testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las leyes”. 1

Respecto al conservador, se encuentra a cargo de la actualización, guarda y

custodia, entre otros, de los siguientes libros y registros que corresponden a estas

tres comunas los cuales son; “Registro de Bienes Raíces (Repertorio, el Registr o de

Propiedad, el Registro de Hipotecas y Gravámenes, y el Registro de Interdicciones

y Prohibiciones), Registro de Comercio, Registro Conservatorio de Minas; Registro

de Asociaciones de Canalistas; Registro de Prenda Agraria, Registro de Prenda Industr ial y Registro de Prenda Especial” . 2

Existen tres tipos de nombramiento para este cargo, el Titular, para el cual se

realiza el concurso al que se hace referencia, el Interino, quien es nombrado por la

Corte de Apelaciones sin forma de concurso y el suplente que en la generalidad de

los casos es un abogado de confianza del Notario Titular o Interino, en su caso.

No existe con total claridad la fecha exacta en que inició sus funciones la Notaria

de Nueva Imperial, sin embargo, existe un orden de ocupación del cargo desde el

ultimo, enumerándose solo aquellos que tienen la calidad de titulares o interinos, a

saber:

- Gino Mencarini Solervicens, interino.

-

Luis Mendoza Camus, titular.

-

Álvaro Gajardo Casaña, interno.

-

Álvaro Gajardo Swinburn, titular.

-

Luis Iglesias Carrasco, titular.

Actualmente, esta organización está conformada por veinte funcionarios, la cual

mayoritariamente son del género femenino y el equipo directivo está formado solo

por el notario y la administradora que fue contratada y nombrada por este.

El desarrollo de la Práctica Profesional se efectuó bajo el mandato de don José

1 Real Academia de la Lengua Española (2022). Concepto “Notario”

2 TRUFELLO G, Paola et a l (2017), pág. 5.

16

Padilla Flores, quien estuvo en el cargo de manera interina por un periodo

aproximado de seis meses.

A grandes rasgos, ésta organización no posee un cuerpo sistemático de

información que contenga referencias básicas como su misión, visión y objetivos,

no posee una definición compartida y explicita para entregar a sus funcionarios,

clientes y grupos de interés.

También, esta empresa no posee una división intencionada, sin embargo,

naturalmente surge una división evidente, y ésta resulta determinada por las

funciones que corresponden a notaria y aquellas correspondientes a las de

conservador de bienes raíces. Cabe señalar que esta división es solo atendida la

función y en ocasiones coincide con una división física.

En el ámbito de la notaria se desempeñan diez personas entre las cuales no

existe jerarquía ni subordinación, de la cual surgen a su vez cuatro áreas de trabajo

que atienden a funciones específicas las cuales son:

1. Escrituras públicas.

2. Vehículos.

3. Atención de público general.

4. Atención de correos electrónicos.

Por otro lado, en el conservador de bienes raíces se desempeñan seis personas

de las cuales una de ellas ejerce un cargo cuya función implica de cierta forma

jerarquía, al menos desde una perspectiva funcional y de distribución de tareas

respecto de las otras cinco.

Cabe señalar que existen funcionarios con labores específicas como es el caso

de quien ejerce la administración y que recae en una abogada de exclusiva

confianza del notario quien además ejerce actividades propias del rubro jurídico.

Finalmente encontramos funcionarios que ejercen el control financiero, la seguridad

y aseo del establecimiento, estas actividades recaen en personas distintas.

Este tipo de empresas debido a su regulación legal y a la estricta asociación que

existe a la persona del Notario, impide o dificulta la apertura de sucursales, sin

perjuicio de ello, en el periodo de don José Padilla Flores, se descentralizó el

17

servicio, de tal manera que el Notario concurría a las otras dos comunas de su

competencia, esto es, Teodoro Schmidt y Chol Chol, cada siete días,

alternadamente. Esto sin duda significó una innovación que los usuarios y

habitantes de dichas comunas agradecieron e implicó en cierta medida un aumento

leve en la rentabilidad.

En cuanto a su estructura legal, el marco regulatorio de los auxiliares de justicia

como lo son los notarios, conservadores y archiveros judicial en Chile, son regulados

por el Código Orgá nico de Tribunales (COT) y “se encuentran bajo la supervisión

directa de la Corte Suprema. La Ley expresamente ha encargado a las Cortes de

Apelaciones la fiscalización de Notarías, Archiveros y Conservadores, la que se

efectúa por un ministro de la Corte de Apelaciones respectiva, denominado Ministro Visitador”. 3

2.2 Principales productos

Esta organización posee una amplia gama de productos para sus clientes, debido a

que se separa en notaria y conservador de bienes raíces, entre los cuales se

destacan los siguientes:

Notaria:

Escrituras públicas.

•

-

Compraventa de bienes raíces

-

Cesiones de derechos

-

Testamentos

-

Liquidaciones

-

Contrato de mandatos

-

Sociedades.

Autorización de firmas

•

3 Universidad San Sebastián, (2017). ¿Quiénes son los Notarios y Conservadores?

18

Cartas de poder

•

Transferencias de vehículos

•

Finiquitos

•

Contratos

•

Pagares

•

• Anotaciones marginales según sea el caso.

Conservador:

Dominios vigentes

•

Copias de inscripción

•

Certificados de litigios

•

• Certificados de hipotecas y gravámenes

• Inscripción de herencias, compraventas y otros títulos.

• Anotaciones marginales según sea el caso.

Archivero Judicial:

Expedientes judiciales.

•

19

2.3 Algunos clientes importantes

La Notaria, Conservador y Archivero Judicial de Nueva Imperial tiene una cartera

de clientes bastante amplia, estos están fidelizados por las tres comunas que abarca

su competencia, sin embargo, hay clientes de comunas o ciudades cercanas que

prefieren este servicio debido a su eficiencia en tramites como transferencias de

vehículos, a diferencia de lo que ocurre con las Notarías en la ciudad de Temuco,

que normalmente están colapsadas y ofrecen un servicio cuya espera supera con

creces el viaje y la atención en la Notaría de Nueva Imperial.

Hay clientes que tienen convenio para una atención más exclusiva y pagos

acumulados a fechas definidas como es la Municipalidad de Nueva Imperial,

Municipalidad de Chol Chol, Bienes Nacionales Araucanía, Conadi, entre otros.

20

CAPITULO 3 Fundamentos teóricos

El principal fundamento teórico de la práctica profesional en la Notaria,

Conservador y Archivero Judicial de Nueva Imperial, tiene su génesis en la

necesidad de entender esta organización como una empresa desde una perspectiva

comercial y no como históric amente se ha concebido, un “servicio público”.

La real academia de la lengua española define la empresa como, “unidad de

organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos” 4 . Nuestra legislación no define a la empresa

propiamente tal desde una perspectiva comercial, sin embargo, el Código del

Trabajo nos entrega algunas nociones respecto a que debemos entender como

“empresa”, a saber, “es toda organización de medios personales, materiales e

inmateriales, ordenados bajo una dirección, para el logro de fines económicos, sociales, culturales o beneficios, dotada de una individualidad legal determinada ” 5 .

De los conceptos antes señalados podemos extraer elementos comunes y que son

perfectamente aplicables a la entidad en la cual se desarrolló esta práctica

profesional;

A) el primer elemento de relevancia es el uso del término “organización”;

B) el segundo elemento lo conforma “el fin económico o lucrativo”.

Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la "organización consiste en

ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y

otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer

a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar

tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito ” 6 .

De acuerdo a las definiciones antes señaladas, se puede extraer lo siguiente:

A) Está compuesta por un grupo de personas (una o más).

4 Real Academia de la Lengua Española, 2021. “Concepto empresa”. 5 Artículo 3° inciso 2° del Código del Trabajo. 6 Ferrell et al 2004, Pág. 215.

21

B) Tienen intereses comunes.

C) Relaciones entre sí.

D) La fijación de objetivos.

El conjunto de elementos antes descritos, permiten atribuir el concepto de

organización y empresa a la Notaria, Conservador y Archivero de Nueva Imperial,

resaltando principalmente los elementos de “la fijación de objetivos”, siendo los fines

a los cuales se dirige la actividad de esta organización, y el elemento “personas”,

que es todo el capital humano que está conforma esta organización y que

obviamente sin ella no tendría existencia.

Respecto al segundo elemento “actividades lucrativas”, a priori se puede señalar,

que son acciones que tienen el propósito de generar algún tipo de utilidad, siendo

definido únicamente el término “lucrativo”, por la RAE como; “que produce utilidad y ganancia” 7 .

Bajo esta tesitura resulta perfectamente aplicable el concepto de empresa a la

Notaria y Conservador de Bienes Raíces de Nueva Imperial, en tal sentido, el

concepto de organización se sustancia con el hecho de la existencia de personas

que ejercen funciones determinadas y que tienen una relación de jerarquía y

subordinación respecto del notario quien representa y encabeza dicha institución,

por otro lado, resulta un poco más complejo determinar el fin económico que tienen

este tipo de empresa, toda vez que en la ley se regula aspectos relativos al lucro,

en circunstancias que estos se presentan como “honorarios”.

7 Real Academia de la Lengua Española, 2021. “Concepto Lucrativo”.

22

CAPITULO 4

Descripción de actividades realizadas

La principal actividad y función desarrollada durante el periodo de práctica

profesional fue administrar y procesar las transacciones financieras de la empresa,

debido a la falta de organización, en el inicio de la práctica no había una persona

designada a cumplir esa función. El dinero en efectivo, así como el flujo de caja lo

manejaban todas las funcionarias, las transacciones bancarias las controlaba una

persona no presente físicamente en el establecimiento y no existía un control

respecto de ello. Es por esto, que mi inclusión en dicho cargo resultó de manera

bastante satisfactoria en circunstancias que permitió ordenar y canalizar el flujo de

caja en una sola persona, lo que entre otras cosas derivó en dos aspectos positivos,

redujo funciones a un grupo de trabajadoras cuyas funciones principales se

desarrollan bajo alta presión y por otro lado permitió en definitiva un mayor orden y

procesamiento de información respecto de los ingresos, egresos y otras variables.

Lo anterior se traduce en una mejora no premeditada orientada a la gestión de

personas.

En el contexto de la función inicial, durante las primeras semanas recepcioné,

custodié y entregue el dinero en efectivo de los servicios adquiridos por el cliente en

el establecimiento. A su vez, coordinando con las funcionarias el nuevo método de

trabajo se logró mejorar el servicio, traduciendo esto en una atención más rápida y

eficaz, y evitó situaciones laborales estresantes que pudieran eventualmente afectar

la salud psíquica de funcionarias que como ya se señaló trabajan durante varias

horas bajo una gran presión, lo que en definitiva implicó una mejora sustancial en el

clima laboral.

Luego, el gerente general me otorgó la confianza y la función de manejar la

cuenta corriente de la empresa en donde llegaban todos los pagos vía transferencia

electrónica de clientes e instituciones que tenían facilidades de pago (crédito).

Conjuntamente, debido al contexto de pandemia fueron aumentando bruscamente

las solicitudes vía correo electrónico y pagina web, por lo cual se contrató una

persona para que se dedicara exclusivamente a responder estas solicitudes,

asumiendo la función de coordinar y adaptar las nuevas condiciones de trabajo en

23

razón del aumento en los movimientos bancarios de la cuenta corriente de la

empresa.

Por otro lado, en los últimos meses, el mercado automotriz experimentó una

reactivación, debido al retiro de fondos previsionales se pronosticó un posible

aumento en las transferencias de vehículos, recibiendo hasta ese entonces solo

gastos notariales de contrato y cartas de poder.

Debido a lo anterior, se implementó un servicio más completo y cómodo para los

clientes que quisieran hacer compraventas de vehículos, recepcionándose y

organizándose los pagos notariales del contrato respectivo, del impuesto a la venta

(banco) y de la inscripción en el registro civil, enviando diariamente una nómina al

banco para el pago de impuestos. Una vez llegada esa nómina se envía al registro

civil para su inscripción a través de un funcionario de exclusiva confianza de ambas

instituciones.

En relación a lo anterior, fue necesario el uso del Excel, para poder registrar los

datos recopilados diariamente, permitiendo la limitación de errores, ahorro de

tiempo y trabajo, otorgando el control de todas las operaciones monetarias de la

Notaría.

24

Ilustración 1: Resumen mensual de transferencia de vehículos

Ilustración 2: registro de salida y entrada de dinero inscripción de vehículos.

25

Ilustración 3: recepción diaria de caja

26

Ilustración 4: resumen mensual caja

27

Ilustración 5: planilla de cuentas por cobrar

28

Ilustración 6: registro detallado de vehículos

29

lustración 7: registro mensual de transbank

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CAPITULO 5

5.1 Planteamiento de la estrategia

A partir de la primera semana se constató la mayoría de las falencias, debilidades

y potencialidades que presenta esta empresa, tanto a nivel direccional y de control,

como de administración. En tal sentido se diseñaron mecanismos orientados y

enfocados a mejorar tres aspectos esenciales de toda organización a saber:

I) Área estratégica, esta comprende la creación de una misión, visión y valores.

II) Área de Recursos Humanos, creación de organigrama y descripción de cargos

y funciones (manual organizacional),

III) Sistema de Control, implementación de ERP.

5.1.1 Área estratégica

Al comienzo de la práctica profesional, llamó bastante la atención que esta

empresa no contara con pautas que sirvan para plasmar los objetivos de la empresa,

es por eso que el punto de partida desde el cual se desarrollará el planteamiento

estratégico será la declaración de principios. Parte de la planificación estratégica de

cualquier negocio y la cultura organizacional dan inicio en la creación de la misión,

visión y valores organizacionales, cuando se habla de estrategia, es definir lo que

uno hace, quiere hacer y como lo hace.

Es importante definir que es una estrategia “es la forma como la empresa quiere

posicionarse en el mercado y en la mente de los consumidores. Es la razón principal

por la cual quiere ser reconocida y, sobre todo, diferenciada de las demás compañías participantes en la industria a la cual pertenece” 8

La misión y la visión son configuradas a la luz de la información y los

conocimientos que se derivan del estudio de los entornos internos y externos de la empresa. 9

A continuación, se analizará los conceptos y se presentará una propuesta para

8 Lema, Juan Pablo (2004), pag.13. 9 Hitt et al 2007. Pág.28.

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la Notaria, Conservador y Archivero Judicial de Nueva Imperial.

5.1.1.1 Misión.

Definición según Philip Kotler Es el planteamiento del propósito de la

organización, es decir, lo que ésta desea lograr en el entorno más amplio. Una

declaración de misión clara funciona como la “mano invisible” que guía al personal de la organización. 10

También es importante señalar que los enunciados de la misión reflejan los

valores y las aspiraciones de las empresas y que pretenden cautivar tanto el corazón

como la mente de cada empleado y, se espera, que también la de muchos de los

miembros de sus otros grupos de interés.

Según la autora el concepto misión hace referencia a la personalidad de la

empresa debido a que la define, dicho de otro modo, expresa a que se dedica la

organización respondiendo a la pregunta ¿Quiénes somos?

Propuesta de Misión para Notaria, Conservador y Archivero Judicial de Nueva

Imperial:

“Somos un órgano auxiliar de la administración de justicia comprometidos con la

excelencia y rigurosidad otorgando plena certeza jurídica en todas las actuaciones

que requier an nuestra intervención”.

5.1.1.2 Visión

“La visión es una panorámica de todo lo que en un sentido amplio, quiere ser una empresa y de aquello que quiere lograr en última instancia ” 11 .

Evidentemente este concepto nos dice el rumbo y dirección por la cual se refleja

una herramienta estratégica que nos habla en un tiempo futuro.

Propuesta de Visión para Notaria, Conservador y Archivero Judicial de Nueva

Imperial:

10 Kotler,P (2016),pag.41. 11 Hitt et al 2007. Pág. 19.

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“Ser un organismo cercano a la gente con plena conciencia de la importancia de

nuestros servicios”. Disponer de un equipo altamente calificado, comprometido y

capaz de resolver las cuestiones y dificultades que supone el derecho notarial y

registral. Propender a la integración de todos los habitantes de la zona costera de

la Araucanía.

5.1.1.3 Valores

Tiene relación con la forma en como se hace posible la misión y visión en la

empresa, en otras palabras, es la base de cómo se fundamenta la empresa,

-

Cercano a la gente

-

Calidad de servicio

-

Funcionarios capacitados

-

Transparencia

Estas tres propuestas servirán de marco de referencia tanto para el notario como

para los funcionarios y funcionarias para tener un punto de referencia de lo que

proyecta en la actualidad este órgano y a dónde quiere llegar hacia un futuro, es

decir, el rumbo hacia donde se quiere dirigir la organización, enlaza el presente con

el futuro.

5.1.2 Área de recursos humanos

El manual de organización es un documento donde la empresa describe la

estructura organizacional, esto es, jerarquía, secciones y cargos, entre otros, con el

propósito de asignar responsabilidad a cada puesto de trabajo y su relación con los

demás en la organización.

Esta herramienta está preparada con base al análisis que orienta a los miembros

de la organización en la ejecución de su trabajo, describiendo el objetivo, las

funciones, las actitudes necesarias para el desarrollo de las actividades en cada

puesto. También informa de una manera metódica y detallada las labores

encomendadas a las personas proporcionando la uniformidad en el trabajo

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